PENGENALAN

Terdapat tiga program pengurusan kualiti yang telah dijalankan di Universiti Putra Malaysia (UPM) khususnya bagi tujuan pensijilan dan akreditasi. Salah satu program pensijilan ISO yang telah diperakui di UPM sejak tahun 2000 ialah siri ISO 9000. Satu lagi pensijilan ISO yang telah diperolehi di UPM ialah ISO 27001 iaitu sistem pengurusan keselamatan maklumat. Selain itu, makmal akademik UPM juga telah diperakui dengan ISO 17025 atau sistem pengurusan makmal bagi memastikan makmal akademik dan penyelidikan UPM diperakui dan ditadbir mengikut piawaian kualiti tertentu yang telah ditetapkan dalam keperluan ISO.

Selain pensijilan kualiti atau perkhidmatan yang disediakan di UPM untuk perkhidmatan akademik dan pentadbiran, program akademik UPM juga mendapat pengiktirafan oleh agensi kelayakan negara (NQA) dan sejak 2010, UPM telah dianugerahkan dengan status akreditasi sendiri oleh NQA di mana universiti itu berada. diberi kuasa untuk mengakreditasi dan memperakui setiap program yang ditawarkan di universiti di UPM lebih daripada 160 program akademik termasuk mahasiswa dalam program pasca siswazah telah ditauliahkan dan didaftarkan di bawah Pendaftaran Kelayakan Malaysia (MQR) di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).

ISO9001: SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Pengalaman ISO 9001, sejarah Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) di UPM bermula sejak 1997 apabila UPM pertama kali melaksanakan untuk mendapatkan pensijilan ISO 9001:1994 sebagai maklum balas kepada pekeliling perkhidmatan awam, nombor 2 (1996) bertarikh 11 Julai 1996 di mana jabatan perkhidmatan awam telah mewajibkan setiap agensi kerajaan perlu diperakui dengan siri ISO 9001. Pekeliling perkhidmatan awam dikeluarkan dari semasa ke semasa bagi memastikan setiap agensi kerajaan terus mengemaskini dan diperakui semula dengan pensijilan ISO dan pekeliling terbaru ialah pekeliling transformasi perkhidmatan awam 2018 iaitu mewajibkan setiap agensi kerajaan mendapat pensijilan ISO. siri 9001:2015. Walau bagaimanapun, inisiatif pertama mereka untuk pensijilan ISO adalah gagal tetapi ia merupakan pengajaran yang sangat baik untuk UPM mengalami perjalanan, keperluan, dan penglibatan yang diperlukan termasuk orang ramai dan sumber lain untuk tujuan akreditasi sistem pengurusan kualiti.

Selepas inisiatif pertama, yang dirancang untuk mendapatkan pensijilan ISO untuk seluruh universiti tidak berjaya, inisiatif susulan telah dimulakan pada tahun 1999 di mana strategi untuk pensijilan telah dialihkan ke setiap pusat kursus, yang mana fakulti dan entiti lain di universiti. Fakulti pertama yang memulakan inisiatif tersebut ialah fakulti veterinar pada tahun 1991 dan mereka telah berjaya mendapat pensijilan ISO 9001:1994 pada tahun 2000. Selepas itu, setiap pusat kursus telah memulakan inisiatif untuk mendapatkan pensijilan ISO dan menjelang 2010, entiti UPM telah diperakui dengan 28 pensijilan ISO berbeza khusus untuk siri ISO 9001:2000.

Untuk lebih kos efektif, UPM telah membuat keputusan untuk mendapatkan satu atau satu pensijilan ISO untuk keseluruhan aktiviti universiti, jadi pada tahun 2011, universiti telah diperakui oleh ISO 9001: 2000 untuk keseluruhan aktiviti universiti yang merangkumi skop pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan. Seperti yang diperlukan oleh pensijilan ISO, pada tahun berikutnya universiti itu telah diperakui semula dan juga telah berjaya melalui audit orang awam. Pada tahun 2017, UPM telah berjaya diperakui semula dengan ISO 9001: 2015 yang merupakan sijil ISO terkini atau semasa dan masih berjaya menyimpan sijil tersebut semasa audit pensijilan semula pada tahun 2021. Ilustrasi perjalanan ISO9001 ditunjukkan dalam Rajah 5 .1.

Rajah 5.1: Perjalanan Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) untuk ISO 9001 di UPM

Skop khusus sistem pengurusan kualiti di UPM meliputi perkhidmatan akademik di peringkat pengurusan pengajian tinggi dan pelaksanaan aktiviti penyelidikan, rangkaian industri dan komuniti, pengurusan dan pembangunan pelajar universiti dan alumni, dan juga perkhidmatan korporat. Skop sistem pengurusan kualiti meliputi aktiviti pengajaran dan pembelajaran untuk pra-universiti atau program asasi, prasiswazah, pascasiswazah dan juga entiti penyelidikan dan perkhidmatan sokongan. ISO 9000 ialah pensijilan standardisasi organisasi antarabangsa dengan ibu pejabatnya terletak di Geneva, Switzerland dan sistem telah dikemas kini termasuk lesen pensijilan telah dianugerahkan kepada beberapa negara termasuk Malaysia. Pensijilan ISO contoh ialah ISO 9000 iaitu untuk Sistem Pengurusan Kualiti (QMS), ISO 27001 untuk Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS), ISO 14001 untuk Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) dan ISO 17025 untuk Sistem Pengurusan Makmal (LMS) yang UPM telah berjaya memperoleh.

Objektif utama pensijilan ISO ini tidak lain dan tidak bukan untuk membuktikan dan mengesahkan sistem pengurusan kualiti yang ada dalam universiti dapat dipatuhi piawaian ISO 9000 yang diperlukan. Skop piawaian, keperluan dan kriteria ISO 9000 meliputi konteks atau konteks institusi, kepimpinan, perancangan pengurusan kualiti, sokongan sumber, pengoperasian aktiviti institusi, penilaian prestasi dan inisiatif peningkatan kualiti. Pensijilan tersebut adalah hasil audit pihak ketiga berdasarkan bukti bahawa UPM telah membuktikan pematuhan kepada 10 kriteria standard kualiti seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5.2.

Rajah 5.2: Klausa Standard ISO 9001:2015

FAEDAH QMS DI UPM

Faedah di sebalik sistem pengurusan kualiti untuk UPM dan juga institusi tinggi lain adalah untuk memastikan aktiviti teras operasi institusi harus mempunyai pendekatan yang sistematik dan terjamin dengan standard kualiti. Pensijilan sistem pengurusan kualiti juga sangat penting untuk mendapatkan keyakinan dan mewujudkan rangkaian dengan pelanggan dan pihak berkepentingan lain. Selaras dengan visi universiti untuk reputasi antarabangsa, ISO 9000 atau pensijilan sistem pengurusan kualiti adalah sangat penting untuk mewujudkan pengiktirafan nasional dan antarabangsa. Setakat industri pengajian tinggi yang meliputi institusi awam dan swasta, pensijilan ISO atau sistem pengurusan kualiti akan meningkatkan kelebihan daya saing organisasi dengan pensijilan ISO. Bagi tujuan promosi dan reputasi institusi, pensijilan pengurusan kualiti akan menjamin imej organisasi atau institusi.

Rajah 5.3: Faedah Sistem Pengurusan Kualiti

Pendekatan yang digunakan oleh UPM, setakat inisiatif sistem pengurusan kualiti adalah menggunakan pendekatan pelan lakukan semakan dan tindakan (PDCA) seperti yang digambarkan dalam Rajah 10. Pendekatan ini digunakan sebagai enjin rangka kerja sistem pengurusan kualiti atau keseluruhan proses pensijilan ISO. Ia bermula dengan isu dalaman dan luaran universiti mengambil kira semua pertimbangan kebimbangan dan jangkaan pihak berkepentingan yang berkaitan. Berdasarkan itu, prosedur pengurusan kualiti, dasar dan garis panduan direka bentuk melalui pendekatan PDCA dalam proses mencapai petunjuk prestasi utama (KPI) universiti. KPI UPM ditentukan berdasarkan matlamat strategik universiti yang berlandaskan visi dan misi UPM.

Rajah 5.4: PDCA dan Struktur Klausa ISO 9001:2015

UPM telah melalui proses biasa yang diperlukan untuk tujuan pensijilan, termasuk penyediaan dokumentasi pengurusan kualiti, pelaksanaan aktiviti dan proses kualiti, dalaman atau pelaksanaan dan juga audit pihak ketiga oleh SIRIM untuk pensijilan kali pertama. Tahun-tahun berikutnya selepas pensijilan, ia adalah acara tahunan pengurusan kualiti awam dan juga proses pensijilan semula ISO. Aliran terperinci proses akreditasi ditunjukkan dalam Rajah 5.5.

Rajah 5.5: Proses Pensijilan ISO 9001

Pengiktirafan muktamad terhadap sistem pengurusan kualiti di UPM yang telah dicapai pada tahun 2017 ialah anugerah kualiti Standard dan Institut Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM), sebagai satu pengiktirafan sebagai salah satu institusi yang berjaya mencapai piawaian pengurusan berkualiti tinggi dengan bukti komitmen pengurusan, pelaksanaan piawaian ISO 9000 dan inisiatif pengurusan kualiti yang lain.

Rajah 5.6: Anugerah Kualiti SIRIM

SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN MAKLUMAT (ISMS), SIRI ISO 27001:2013.

Sistem ini pada asasnya adalah standard yang memerlukan institusi atau UPM, yang mempunyai pendekatan sistematik dengan reka bentuk yang sangat tersusun dari segi sistem pengurusan maklumat yang menjadi keperluan asas ISMS adalah untuk memastikan perlindungan dan jaminan keselamatan maklumat yang diuruskan. oleh UPM. Maklumat tersebut sebenarnya dimiliki oleh entiti institusi, pelanggan, dan juga pihak berkepentingan. Maklumat yang dimiliki oleh entiti UPM termasuk maklumat akademik, maklumat sumber manusia, maklumat kewangan, dan maklumat lain berkaitan pengurusan dan pentadbiran aktiviti pengajian tinggi. Maklumat utama pelanggan kami iaitu maklumat pelajar termasuk maklumat peribadi mereka, maklumat rekod akademik mereka dan juga maklumat tentang maklum balas mereka terhadap pengurusan universiti. Pihak berkepentingan lain termasuk maklumat pembekal atau subkontraktor yang mempunyai interaksi rasmi dengan pentadbiran universiti.

Kandungan teras pensijilan ISMS adalah berdasarkan kerahsiaan maklumat yang boleh diakses dan kesempurnaan maklumat daripada pihak yang tidak dibenarkan. Skop kedua ISMS ialah jaminan integriti maklumat, yang meliputi aspek kesahan, ketepatan dan kesempurnaan maklumat. Aktiviti pengemaskinian maklumat adalah aktiviti berterusan dalam sistem untuk memastikan semua maklumat terjamin dengan kesahihan dan kebolehpercayaannya. Aspek ketiga ISMS ialah jaminan ketersediaan maklumat untuk tujuan perkongsian pengetahuan, kebolehcapaian maklumat untuk tujuan pengurusan dan pentadbiran aktiviti universiti dan ketersediaan sistem dan platform untuk tujuan aktiviti akademik dan penyelidikan dari semasa ke semasa.

Rajah 5.7: Prinsip Keselamatan Maklumat

Skop utama ISMS di UPM meliputi maklumat keselamatan pelajar semasa pendaftaran dan juga rekod maklumat peribadi setiap pelajar yang diberi kuasa di universiti. Aspek kedua keselamatan maklumat dimasukkan di bawah ISO 27001 di UPM termasuk keselamatan maklumat proses penilaian pengajaran oleh pelajar prasiswazah dan pasca siswazah di universiti.

LATIHAN BERFIKIR DAN AUDIT BERASASKAN RISIKO DALAM QMS

Aspek lain sistem pengurusan kualiti di UPM termasuk analisis risiko operasi UPM, atau kami panggil risiko operasi UPM. Ini adalah salah satu keperluan ISO 9000 yang merangkumi di bawah fasal empat, enam dan sembilan yang memerlukan pengenalpastian risiko dan peluang, analisis risiko dan pengurangan risiko sebagai sebahagian daripada proses pengurusan risiko. Jadi, di UPM, terdapat aktiviti pemprofilan yang meliputi bukan sahaja risiko operasi tetapi juga risiko strategik dan risiko pematuhan.

Salah satu aktiviti pengurusan kualiti yang paling biasa di UPM ialah pelaksanaan audit. Di UPM, kerana ia diperlukan sebagai sebahagian daripada kriteria ISO yang berada di bawah klausa 9.2, aktiviti audit dalaman, UPM sangat agresif untuk memastikan aktiviti audit dalaman dilaksanakan mengikut jadual dan pendekatan yang dijalankan oleh UPM adalah. pendekatan audit kendiri di mana entiti universiti perlu melakukan audit dalaman mereka sendiri ke atas setiap aktiviti yang termasuk di bawah pensijilan ISO.

STATUS AKREDITASI DIRI UNTUK PROGRAM AKADEMIK

Satu lagi skop pengurusan kualiti dan jaminan di UPM ialah akreditasi kualiti program akademik. Status pengesahan dan pensijilan ini meliputi kualiti piawaian akademik mengenai kandungan, proses penilaian, penyampaian dan pentadbiran setiap program akademik yang ditawarkan di UPM. Agensi yang bertanggungjawab ke atas jaminan kualiti program akademik peringkat kebangsaan di bawah Kementerian Pengajian Tinggi ialah Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) yang memerlukan jaminan kualiti bagi setiap program akademik yang perlu mematuhi standard yang ditetapkan. MQA mula ditubuhkan pada 2007 di bawah dakwaan cara sebagai satu-satunya badan yang bertanggungjawab untuk menyelia, memantau dan menyelaras aktiviti jaminan kualiti dengan proses akreditasi di peringkat kebangsaan. Platform bagi proses jaminan kualiti ialah Malaysian Qualification Register (MQR) yang menjadi sumber rujukan yang mengandungi rekod, spesifikasi dan butiran setiap program akademik yang ditawarkan di peringkat pengajian tinggi di peringkat kebangsaan untuk rujukan tempatan dan antarabangsa.

UPM telah dianugerahkan status pentauliahan kendiri pertama kami dan pentauliahan kendiri perlu diperbaharui setiap lima tahun. Status pentauliahan kendiri UPM akan membolehkan UPM mengakreditasi program akademik kami dengan mematuhi keperluan Rangka Kerja Kelayakan Malaysia (MQF) dan perlu didaftarkan di bawah MQR. Proses penjaminan kualiti program akademik bermula dari peringkat jabatan setiap fakulti yang menawarkan dan menjalankan program tertentu dan perlu mendapat kelulusan melalui jawatankuasa penyemakan kurikulum universiti sebelum melalui jawatankuasa akreditasi kendiri akademik. program sebelum ia akan dibentangkan dan diluluskan oleh Senat Universiti. Pihak berkuasa utama untuk pengesahan program akademik yang berkualiti akan dibentangkan oleh lembaga pengarah universiti untuk pengesahan sebelum pendaftaran program tersebut akan diluluskan oleh Kementerian Pendidikan Tinggi.

Rajah 5.8: Logo Akreditasi SWA

Beberapa rujukan utama untuk jaminan kualiti akademik ialah Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF), Kod Amalan program akademik, standard dokumen program, garis panduan amalan baik program akademik dan dokumen lain termasuk pekeliling atau keputusan yang dibuat dari semasa ke semasa. oleh kementerian pengajian tinggi atau MQA.

Rajah 5.9: Dokumen Rujukan Jaminan Kualiti oleh MQA

Untuk proses akreditasi kendiri institusi, UPM perlu mengikut kod amalan audit institusi oleh MQA yang meliputi skop jaminan kualiti dasar dan tadbir urus akademik, penyampaian program akademik, ketersediaan sumber dan sokongan untuk aktiviti akademik. dan dasar untuk penambahbaikan berterusan mana-mana aktiviti akademik. Kod amalan program yang perlu diakreditasi hendaklah mematuhi keperluan pengurusan program dan keperluan penyampaian, penilaian pembelajaran pelajar, pemilihan dan perkhidmatan sokongan pelajar, kecekapan kakitangan akademik dan pentadbiran, ketersediaan sumber pendidikan, pengurusan pentadbiran program tertentu, dan akhirnya, program pemantauan, latihan kajian semula dan dasar dan aktiviti penambahbaikan berterusan.

Aktiviti penambahbaikan berterusan program akademik di UPM juga mengaplikasikan konsep PDCA bagi tujuan penambahbaikan kualiti berterusan yang meliputi jaminan kualiti dalaman terhadap reka bentuk kurikulum program dengan peranan pusat jaminan kualiti pusat UPM dan diselaraskan ke arah merealisasikan pelan strategik UPM. Pendapat dan maklum balas pemegang dalaman dan luaran adalah sangat penting untuk tujuan penambahbaikan berterusan dan memperbaharui reka bentuk pengurusan kualiti bagi memastikan hasil pembelajaran yang berkualiti dapat dicapai.

Rajah 5.10: Rangka Kerja Penambahbaikan Kualiti Berterusan (CQI) di UPM

PELBAGAI PROGRAM PENGURUSAN KUALITI DI UPM

Beberapa program pengurusan kualiti lain di UPM meliputi 5S yang merangkumi keperluan spesifikasi 5S sebagai sebahagian daripada keperluan pengurusan kualiti yang berkenaan. Konsep 5S adalah penting untuk tujuan peningkatan kualiti dalaman sesuatu aktiviti yang merangkumi aktiviti sokongan akademik dan perkhidmatan. Dalam program 5S secara khusus memerlukan aktiviti untuk mengisih sebarang maklumat dokumen, mengikut keperluan untuk mengatur perkara supaya dokumen itu disusun dalam sistem yang betul. Aktiviti untuk menyerlahkan adalah untuk memastikan kebersihan dan kekemasan setiap aktiviti dalam organisasi, spesifikasi standard adalah untuk tujuan penyelarasan dan ketekalan rekod dan sistem dalam organisasi dan juga untuk mengekalkan aktiviti tersebut, untuk memastikan bahawa apa-apa pengurusan kualiti sistem boleh diselenggara sepanjang masa.

Sistem 5S telah disemak semula untuk konteks sektor awam yang diperkenalkan oleh jabatan perkhidmatan awam yang dinamakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ini melangkaui 5S yang bukan sahaja meliputi skop kerja khusus atau sebarang aktiviti akademik dan perkhidmatan, tetapi ia meliputi keseluruhan persekitaran, keadaan dan kecekapan aktiviti. Salah satu aspek utama keperluan EKSA adalah di bawah skop imej korporat, di bawah skop persekitaran kerja yang kondusif, elemen kreativiti dan inovasi, di bawah skop keselamatan dan kesihatan tempat kerja dan akhirnya pendekatan persekitaran hijau yang melibatkan mengitar semula, mengurangkan penggunaan semula dan mengurangkan sumber yang terlibat dalam aktiviti institusi. Setakat UPM, program EKSA sedang dalam proses menggantikan 5S kerana ia merangkumi perspektif yang lebih luas dan ia memastikan jangka panjang dan persekitaran kondusif keseluruhan keadaan kerja.

Program Kumpulan Innovatif dan Kreatif (KIK) telah dilaksanakan di UPM sejak lima tahun lalu untuk menggalakkan penambahbaikan berterusan sebarang aktiviti dalam skop perkhidmatan universiti berdasarkan kreativiti dan idea inovatif sumber dalaman kami. Ini adalah untuk tujuan penambahbaikan berterusan, kecekapan kos dan juga pendekatan efektif pelaksanaan kerja dan perkhidmatan pelanggan.

Akhir sekali, sistem pengurusan kualiti dan inisiatif lain di UPM telah membuktikan pencapaian tahap tinggi yang telah berjaya memenuhi objektif sistem pengurusan kualiti dan program di UPM untuk memastikan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan, mewujudkan rangkaian dan hubungan dengan pihak berkaitan setakat aktiviti akademik UPM dan akhirnya mewujudkan prestasi yang mampan untuk menaikkan imej besar UPM sebagai institusi pengajian tinggi yang cemerlang untuk memastikan reputasi antarabangsa.