SOALAN LAZIM | PUSAT JAMINAN KUALITI
» SOALAN LAZIM

SOALAN LAZIM

AUDIT
1
Adakah PTJ boleh dikecualikan dari Audit Dalaman? Adakah PTJ boleh dikecualikan dari audit badan pensijilan? Apakah yang akan ditanya oleh Juruaudit semasa audit? Berapa kali audit setiap tahun? Apa itu ISO? Apakah maksud kualiti? Apakah Pekeliling Kerajaan yang sedang berkuatkuasa yang dijadikan sebagai panduan pelaksanaan ISO di UPM?   Mengapa terlalu banyak rekod yang perlu dibuat dan disimpan? Mengapa perlu diadakan audit dalaman? Apa Faedah-faedah ISO 9001?  

  • Tidak boleh jika PTJ tersenarai di dalam skop pensijilan dan ini adalah bagi memenuhi keperluan standard.
  • Kebiasaannya sampel PTJ adalah dipilih oleh pihak badan pensijilan mengikut giliran dan keperluan.  CQA boleh memohon tetapi kebiasaannya sukar untuk dikecualikan melainkan meminta tarikh dan waktu sesuai mengikut tempoh audit yang telah ditetapkan.
  • Kebiasaannya, adalah merujuk kepada jadual audit, skop apa yang ditulis pada jadual perincian dan soalan adalah berdasarkan skop dalam jadual tersebut dan ia lebih menjurus kepada tugas harian yang telah dilaksana di PTJ.
  • Bagi sesuatu sistem sama ada QMS, ISMS atau EMS di UPM hanya terdapat dua kali audit sahaja iaitu Audit Dalaman (dilaksana oleh Pegawai UPM) dan Audit Badan Pensijilan (UPM telah melantik SIRIM).Terdapat juga PTJ mengambil inisiatif melaksana Semakan Kendiri sebelum sesuatu audit bagi tujuan menyemak sistem yang ada berada dalam keadaan baik.
  • ISO merujuk kepada INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATION.  Organisasi  ini  adalah  sebuah  badan bersekutu yang menggabungkan  organisasi  dari seluruh  dunia  yang  bertanggungjawab  mewujudkan standard di negara masing-masing.  Ia  ditubuhkan  pada  27  Februari  1947  dan  beribu  pejabat  di  Geneva  Switzerland. ISO  9000  kini  digunakan dilebih 150 buah negara di dunia. Laman web ISO : http://www.iso.ch/iso/en/ISOOnline.frontpage
  • Kualiti adalah keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat sesuatu produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan atau yang tersirat. Antara contoh ciri-ciri kualiti bagi produk adalah mudah diperolehi, tahan lama, bersih, selamat, boleh diuji, boleh dikesan dan mudah diangkut.Antara contoh ciri-ciri kualiti bagi perkhidmatan adalah ketepatan, keselesaan, kesopanan, kecekapan, keberkesanan, kebolehpercayaan, jujur, cepat, responsif dan keselamatan.
  • Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 dalam Sektor Awam bertarikh 1 Januari 2010
  • Rekod tersebut perlu disediakan dan disimpan sebagai bukti pelaksanaan. Walau bagaimanapun, bagi mengurangkan ruang penyimpanan rekod kualiti, ianya boleh disimpan secara salinan lembut.
  • Bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti menepati perancangan, dipantau dan dilaksana dengan baik dan berkesan. Sebarang laporan ketakakuran “Non-Conformity Report” (NCR) dilaporkan semasa audit. Sebarang penemuan samada NCR atau peluang penambahbaikan daripada audit lepas, akan disemak dan diteliti semula ketika audit semasa bagi bagi memastikan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil.
  • Pelaksanaan ISO 9001 akan memberi faedah kepada organisasi termasuk:
  • Mengurangkan tindakan pembetulan yang diambil selepas berlakunya sesuatu masalah.
  • Membolehkan organisasi mengenalpasti tugas yang patut dijalankan  serta memperincikan tindakan yang perlu diambil.
  • Memberi kaedah bagi mendokumenkan secara tersusun amalan pengurusan dan cara bekerja.
  • Membolehkan organisasi mengenalpasti dan mengatasi masalah serta mengelakkannya daripada berulang.
  • Membolehkan staf menjalankan tugas mereka dengan betul pada kali pertama dan setiap kali (right at the first and every time).
  • Membolehkan organisasi membuktikan kepada pihak  yang membuat penilaian bahawa perkhidmatan yang diberi dan sistem yang digunakan adalah terkawal.
  • Membolehkan organisasi membuat keputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting.
  •   Klik di sini untuk lebih perincian.


    SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN MAKLUMAT
    2
    Apakah tafsiran dan penerangan ringkas ISMS? Mengapakah ISMS tidak meliputi semua PTJ?

  • Information Security Management Systems (ISMS) adalah sebahagian daripada keseluruhan sistem pengurusan berasaskan pendekatan risiko bagi mewujud, melaksana, mengoperasi, memantau, menilai semula, menyelenggara dan menambah baik sistem maklumat.
  • ISMS tidak meliputi semua PTJ kerana PTJ berkenaan tidak memasuki skop pensijilan.
  •   Klik di sini untuk lebih perincian.


    PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN
    3
    Apakah tafsiran Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran? Apakah yang diukur dan dinilai? Bilakah kriteria penilaian dimaklumkan kepada PTJ? Bilakah penilaian akan dilaksana?  

  • Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran secara konseptual adalah merupakan salah satu mekanisme penilaian dan pengukuran prestasi setiap PTJ dalam aspek pengurusan pentadbiran.
  • Penilaian meliputi tiga komponen iaitu Pengurusan, Teras dan Kepuasan Pelanggan.  Kriteria pengukuran di dalam setiap komponen mungkin berubah setiap tahun mengikut kepada keadaan semasa.
  • Kebiasaannya kriteria akan dimaklum dalam Taklimat Anugerah sempena Hari Kualiti dan Inovasi Perkhidmatan (HKIP) antara bulan Januari ke Mac dan akan dipaparkan dalam laman sesawang e-ISO.
  • Penilaian akan dilaksana oleh Peneraju setiap kriteria antara bulan April hingga September pada tahun berkenaan.
  •   Klik di sini untuk lebih perincian HKIP tahun ini.


    ORGANISASI
    4
    Adakah Pusat Jaminan Kualiti (CQA) ini terletak di bawah Pejabat Pendaftar? Adakah Pusat Jaminan Kualiti (CQA) ini sama dengan Bahagian Audit Dalaman, UPM?

  • Tidak, ianya diletakkan terus di bawah Pejabat Naib Canselor. Sebelum ini, ianya adalah satu Unit yang diletakkan di bawah Pejabat Pendaftar. Akan tetapi, bermula hujung 2015 ianya telah dijadikan sebuah PTJ baharu yang memfokuskan kepada kualiti di UPM, secara keseluruhan.
  • Tidak, CQA memfokuskan kepada persijilan kualiti dan persijilan akreditasi.
  • Klik di sini untuk lebih perincian.


    5S
    5
    Apakah maksud amalan 5S? Bagaimanakah 5S dapat menyumbang kepada pembangunan organisasi? Apakah amalan-amalan 5S?

  • Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S bermatlamat mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.
  • Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat organisasi secara keseluruhan.
  • Berikut adalah amalan-amalan 5S:
  • Seiri (Sisih) - Sisih memberikan tumpuan kepada pengasingan dan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.
  • Seiton (Susun) - Susun merujuk kepada prinsip “setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, Kemas, berkesan dan selamat.
  • Seiso (Sapu) - Sapu adalah tindakanbagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. Sapu juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.
  • Seiketsu (Seragam) - Seragam bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atu peraturannya. Aktiviti 5S diiperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.
  • Shitsuke - Sentiasa Amal ialah usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang (Sentiasa Amal) pertam iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis jabatan. Sentiasa Amal memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.
  •   Klik di sini untuk lebih perincian.


    EKSA
    6
    Apa itu EKSA & perbezaannya dengan amalan 5S?

    EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

  • Imej Korporat;
  • Kreativiti dan Inovasi;
  • Amalan Hijau;
  • Persekitaran Kondusif; dan
  • Kepelbagaian Agensi.
  • Klik di sini untuk lebih perincian.  


    SWA AKREDITASI
    7
    Apakah itu swaakreditasi?  Bilakah penganugerahan status swaakreditasi kepada UPM diberikan? Apakah itu Audit Pengekalan Swaakreditasi?  Kenapa Audit Pengekalan Swaakreditasi ini penting kepada UPM?

  • Satu status yang melayakkan sesebuah Universiti mengakreditasi sendiri program pengajian mereka (tanpa perlu mendapatkan kelulusan Malaysian Qualification Agency “MQA”) dan Kementerian Pendidikan Malaysia. Bagaimanapun, status ini tertakluk kepada pemantauan berterusan dan pelaksanaan audit oleh MQA (tidak termasuk program profesional yang masih perlu mendapat akreditasi dan pengiktirafan badan profesional berkaitan) mengikut standard yang telah ditetapkan.
  • UPM telah berjaya dianugerahkan status swaakreditasi pada 29 April 2010. Dengan pengiktirafan ini, UPM diberi kepercayaan untuk mengurus kualiti program akademiknya sendiri supaya menepati standard berlandaskan amalan antarabangsa dan sekali gus meningkatkan kualiti akademik UPM.
  • Penganugerahan status swaakreditasi adalah tertakluk kepada penilaian semula institusi oleh pihak MQA sekurang-kurangnya sekali dalam setiap lima tahun bagi tujuan pengekalan swaakreditasi. Untuk tujuan tersebut, UPM telah berjaya mengekalkan status Swaakreditasi ini berdasarkan audit yang telah dilaksanakan pada tahun 2015. Untuk audit pengekalan seterusnya akan dilaksanakan oleh MQA pada tahun 2020. Bagi tujuan Audit Pengekalan Swaakreditasi ini, UPM perlu menyediakan dan mengemukakan dokumen Self-Review Portfolio (SRP) sepertimana yang telah disediakan semasa audit pengekalan pada tahun 2015 berdasarkan Code of Practise for Institutional Audit (COPIA).
  • -Untuk mengekalkan status swaakreditasi.
  • -Status swaakreditasi memberi gambaran bahawa UPM mempunyai jaminan kualiti akademik yang tinggi dan mengikut standard yang telah ditetapkan (MQF, COPPA dan COPIA). -Status swaakreditasi memberi impak terhadap kuasa autonomi UPM dan sekali gus memperkasakan pengurusan jaminan kualiti akademik UPM.    
  • Klik di sini untuk lebih perincian.
  • 8
    .

    .

    9
    .

    .

    10
    .

    Dimaklumkan bermula tahun 2010, Universiti Putra Malaysia (UPM) telah dianugerahkan status swakreditasi (Self-Accreditation) oleh Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). Dengan status tersebut, UPM telah diberi autonomi untuk mengakredit program akademik UPM. Pelaksanaan proses dan kelulusan akreditasi di bawah status swaakreditasi ini mula dilaksanakan secara berperingkat bermula tahun 2011 ke atas semua program pengajian yang ditawarkan di UPM. Program Bacelor Sastera (Kesusasteraan Inggeris) telah diperakukan Akreditasi Penuh di bawah swaakreditasi UPM pada 9 April 2015 dan telah didaftarkan dalam MQR di bawah kod MQA/SWA0597. Untuk makluman tuan juga, pendaftaran program dalam MQR untuk universiti berstatus swaakeditasi adalah berdasarkan kaedah berikut (rujuk web MQA https://www.mqa.gov.my/pv4/faq_mqr.cfm) :

  • Program Lama (program yang telah mempunyai pelajar kohort pertama bergraduat sebelum penilaian Akreditasi dijalankan. Maka, pemberian tarikh Akreditasi akan diberikan mengikut tarikh dokumen Akreditasi lengkap)
  •  
  • Program Baru (program yang belum mempunyai pelajar kohort pertama bergraduat selepas tarikh mesyuarat senat program mendapat Akreditasi penuh). Pemberian tarikh Akreditasi akan diberikan mengikut tarikh pelajar kohort pertama bergraduat.
  •   Justeru, program Bacelor Sastera (Kesusasteraan Inggeris) yang mula ditawarkan di UPM bermula sesi pengajian 2011/2012 merupakan program sedia ada UPM dan oleh yang demikian penetapan tarikh Akreditasi Penuh program ini adalah di bawah kaedah di perkara 3 (a) Program Lama di atas. Untuk itu, UPM mengesahkan program Bacelor Sastera (Kesusasteraan Inggeris) ini telah mendapat Akreditasi Penuh di bawah Swaakreditasi UPM dan merupakan program yang telah diiktiraf oleh Kementerian Pengajian sejak ia mula ditawarkan.    

    11
    Saya menerima email tersebut daripada graduan kami (kohot 2008-2011) bertanyakan status program dalam Sistem Pengiktirafan Kelayakan Perkhidmatan Awam (eSisraf). Saya telah membuat rujuk silang berkenaan perkara tersebut dan benar seperti yang dinyatakan oleh Sdri Farah, nama Bacelor Sains (kepujian) major Biologi diiktiraf bagi graduan selepas 2015 (sedangkan program dgn nama ini telah ditawarkan sejak 1970an). Saya juga telah menyemak nama program baharu program tersebut yg diguna pakai sejak 2018 (Bacelor Sains Biologi dengan Kepujian) tapi tidak disenaraikan dalam eSisraf.

    Untuk makluman, MQA melalui Pekelilingnya Bil. 4/2019 telah memaklumkan bahawa mulai Januari 2017 (iaitu serahan tanggungjawab sebagai badan pengiktirafan kelayakan daripada JPA kepada MQA) , semakan terhadap program yang telah diberi pengikitrafan boleh disemak melalui MQR, manakala semakan keatas program sebelum tahun 2017 boleh disemak melalui eSisraf. Petikan pekeliling ini turut dinyatakan dalam web eSisraf (pengenalan kepada eSisraf iaitu kelayakan yang tersenarai dalam eSisraf adalah sehingga Disember 2016)  https://www2.mqa.gov.my/esisraf/pengenalan.html.    Turut dinyatakan adalah Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) bersetuju semua program yang diakredit oleh MQA membawa maksud diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia dan akan disyorkan nilai taraf Perkhidmatan Awam berdasarkan keperluan yang ditetapkan dalam Skim-skim Perkhidmatan Awam.   Bagi program Bacelor Sains (kepujian) Major Biologi UPM, dua (2) paparan iaitu bil. 1 merujuk kepada pengiktirafan kelayakan program sehingga Disember 2016 (sebagaimana pernyataan pada Pengenalan web eSisraf) manakala paparan program bil. 2 merujuk kepada program yang sama yang juga telah dberikan Akreditasi Penuh program dibawah swaakreditasi UPM (MQA/SWA060) bermula 9 April 2015 yang turut boleh dirujuk dalam daftar MQR. Atas justifikasi paparan dalam eSisraf adalah sehingga Disember 2016, paparan program dengan kod swaakreditasi UPM turut dikekalkan dalam eSisraf ini.   Justeru, bagi graduan program sebelum tahun 2015 boleh merujuk dan mencetak paparan bil. 1 sebagai bukti pengesahan kelayakan individu untuk tujuan lantikan dalam perkhidmatan awam. Pihak CQA juga telah memohon perubahan nama program ini dalam daftar MQR kepada Bacelor Sains Biologi dengan Kepujian dan dijangka paparan nama baharu program ini dlm daftar MQR adalah selewa-lewatnya pada bulan Ogos 2021. 

    Kemaskini:: 13/10/2021 [aidawati]

    PUSAT JAMINAN KUALITI
    Universiti Putra Malaysia
    43400 UPM Serdang
    Selangor Darul Ehsan
    03-9769 1508
    03-9769 1489
    BVJaRAu:17:57