PESAN ISO UPM : ISO 9001 (QMS) - Sistem Pengurusan Kualiti | PUSAT JAMINAN KUALITI
» ARTIKEL » PESAN ISO UPM : ISO 9001 (QMS) - Sistem Pengurusan Kualiti

PESAN ISO UPM : ISO 9001 (QMS) - Sistem Pengurusan Kualiti

     

SEJARAH STANDARD ISO 9001

 

Sejarah standard ISO 9001 bermula pada tahun 1987 adalah seperti yang ditunjukkan pada Rajah 1.

Rajah 1 : Sejarah Standard ISO 9001 (1987 -2015)

 

 i) Sejarah Pensijilan

Sistem Pengurusan Kualiti atau lebih dikenali dengan singkatan QMS iaitu ‘Quality Management Systems’ merupakan suatu pendekatan proses agar sesuatu organisasi berfungsi dengan baik dan memenuhi kehendak pelanggan atau pihak berkepentingan. ISO 9001 merupakan satu set piawaian antarabangsa bagi memastikan pengurusan kualiti sesebuah organisasi sentiasa berada pada tahap optimum.

Sejarah Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) di UPM bermula dengan Fakulti Perubatan Veterinar (FPV) di mana fakulti ini dianugerahkan dengan pensijilan MS ISO 9001:2000 pada Julai 2000 yang menjadikannya institusi pendidikan tinggi pertama di negara ini menerima pensijilan komprehensif dalam pengajaran dan perkhidmatan profesional. Selepas kejayaan FPV memperoleh pensijilan MS ISO 9001:2000, inisiatif ini telah diikuti oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) lain di UPM.

Tahun 2010 UPM telah memperoleh sebanyak 28 sijil MS ISO 9001:2008 dan hanya empat (4) PTJ yang belum memperoleh pensijilan iaitu Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC), Pusat Pembangunan Akademik (CADe), Pusat Antarabangsa PUTRA (i-PUTRA), dan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat). Ini adalah hasil penggabungan dan peluasan skop pensijilan bagi PTJ yang mempunyai entiti pentadbiran di bawahnya. Senarai PTJ yang telah berjaya memperoleh pensijilan adalah seperti pada Lampiran 1 manakala kronologi 28 sijil PTJ sebelum satu pensijilan ISO 9001 adalah seperti pada Lampiran 1a.

Pada tahun 2010, Universiti telah menetapkan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) kepada Pendaftar UPM iaitu cadangan ke arah satu pensijilan MS ISO 9001:2008 yang mensasarkan pada tahun 2011. Satu pensijilan ini membawa maksud penggabungan 28 sijil yang diperoleh PTJ menjadi satu sijil bagi seluruh Kampus UPM. Pendekatan ini dapat memberi penjimatan sumber kepada UPM dari segi masa, sumber manusia dan kewangan yang mana kekerapan audit dalaman PTJ dapat dikurangkan, audit oleh badan pensijilan dipusatkan, pelaksanaan latihan diselaraskan, penggunaan dokumentasi diseragamkan dan sumber rujukan dokumentasi dipusatkan.

Bagi merealisasikan satu pensijilan ini, Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) telah melantik Dato’ Wan Azman Wan Omar, Pendaftar UPM ketika itu sebagai Wakil Pengurusan selaras dengan keperluan Standard yang menyatakan Wakil Pengurusan perlu dalam kalangan ahli pengurusan organisasi. (Petikan Minit JPU ke-366 bertarikh 28 April 2010).

Pelaksanaan untuk mencapai satu pensijilan MS ISO 9001:2008 mula digerakkan pada Julai 2010 dan berkuatkuasa 3 Januari 2011.

Satu pensijilan ini merangkumi semua proses utama Universiti iaitu pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan inovasi, perkhidmatan profesional, dan perkhidmatan sokongan.  Bagi mencapai sasaran satu pensijilan dokumentasi seperti Manual Kualiti, Prosedur dan Dokumen Sokongan telah diselaraskan dan dokumen yang sama digunapakai oleh keseluruhan warga UPM. Dokumen seperti Manual Kualiti dan Prosedur Wajib dibangunkan dan diselenggara oleh Bahagian Jaminan Kualiti, manakala Prosedur Utama, Prosedur Sokongan dan Prosedur Operasi Perkhidmatan Sokongan diselaras dan diseragamkan oleh Peneraju Proses masing-masing.

Setelah UPM melaksana tindakan sebagaimana keperluan Standard ISO 9001 serta melepasi audit oleh badan pensijilan, UPM memperoleh pensijilan MS ISO 9001:2008 pada 27 Disember 2011 dan berjaya mencapai KPI satu pensijilan QMS.

Bermula tahun 2017, UPM telah memulakan usaha untuk proses peralihan ke standard baharu iaitu Standard MS ISO 9001:2015 melalui beberapa siri perbincangan, bengkel, taklimat dan mesyuarat bagi memastikan dokumentasi dan pelaksanaan QMS memenuhi keperluan standard berkenaan. Hasil daripada tindakan tersebut, UPM telah berjaya dipersijilkan dengan pensijilan MS ISO 9001:2015 setelah melepasi Audit Pemantauan Semakan 2 SIRIM pada September 2017.

 

ii) Sejarah Perubahan Struktur Pengurusan Kualiti UPM

Pengurusan kualiti di UPM pada awalnya bermula di Bahagian Perancangan Korporat, namun di Pusat Tanggungjawab juga mempunyai satu unit atau seksyen yang menguruskan kualiti, termasuk di Pejabat Pendaftar. Selaras dengan keputusan Universiti ke arah satu pensijilan dan dengan lantikan Pendaftar UPM pada ketika itu Dato’ Wan Azman Wan Omar sebagai Wakil Pengurusan, Seksyen Jaminan Kualiti di Pejabat Pendaftar diluaskan skop tanggungjawab bagi pengurusan kualiti di UPM dengan melibatkan perpindahan staf dari Seksyen Pengurusan Kualiti, Bahagian Perancangan Korporat (BPK) (Petikan Minit JPU ke-366 bertarikh 28 April 2010).

Bagi memantapkan lagi pengurusan kualiti untuk mencapai satu pensijilan, Pejabat Pendaftar telah mengadakan perbincangan bersama BPK pada 20 Mei 2010 untuk melihat fungsi pengurusan kualiti UPM secara menyeluruh.  Hasil daripada perbincangan, kedua-dua pihak telah bersetuju untuk mewujudkan Bahagian Pengurusan Kualiti di Pejabat Pendaftar, yang bertindak sebagai Urus Setia untuk menguruskan aktiviti kualiti Universiti. Keputusan ini turut memberi implikasi kepada struktur organisasi antara kedua-dua PTJ.  Kertas cadangan telah dikemukakan kepada JPU dan telah diluluskan melalui Mesyuarat JPU kali ke-370 bertarikh 9 Jun 2010.

1 September 2010 merupakan tarikh kuatkuasa penubuhan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia dan Pengurusan Kualiti, Pejabat Pendaftar, UPM. Bahagian ini adalah hasil gabungan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia bersama dengan Bahagian Pengurusan Kualiti di Pejabat Pendaftar, UPM.

Pada 16 Mac 2011, Mesyuarat JPU Kali ke-395 telah memutuskan bahawa pelaksanaan QMS dikembalikan kepada BPK. Walau bagaimanapun pada 23 Mac 2011, Mesyuarat JPU kali ke-396 telah bersetuju mengekalkan semula QMS untuk diuruskan oleh Pejabat Pendaftar. Selaras dengan keputusan tersebut, pada 25 April 2011 tertubuh secara rasmi Bahagian Jaminan Kualiti yang diketuai oleh seorang Ketua Bahagian di Pejabat Pendaftar.

Penubuhan Bahagian Jaminan Kualiti tepat pada waktunya kerana ketika itu proses ke arah satu pensijilan UPM MS ISO 9001:2008 sedang giat dilaksanakan. Dengan adanya Bahagian Jaminan Kualiti segala aktiviti berkaitan ISO dipusatkan di sini dan bahagian ini berperanan penting dalam memastikan UPM berjaya memperoleh satu pensijilan pada 27 Disember 2011. Fungsi Bahagian Jaminan Kualiti bertambah besar selepas UPM berjaya memperoleh pensijilan ISMS pada tahun 2012.

Selang beberapa tahun kemudian, Pihak Pengurusan Universiti melihat kepentingan fungsi Bahagian Jaminan Kualiti serta selaras dengan keperluan pertambahan skop ISO iaitu ISMS dan EMS serta skop Jaminan Kualiti Akademik,  maka Pihak Pengurusan UPM bersetuju menaik taraf Bahagian Jaminan Kualiti, Pejabat Pendaftar menjadi Pusat Jaminan Kualiti (CQA), UPM.

Pada 1 November 2015, Pusat Jaminan Kualiti (CQA) secara rasmi telah ditubuhkan dan bertanggungungjawab sebagai pusat sehenti untuk aktiviti kualiti dan akreditasi di UPM (berdasarkan kelulusan JPU kali ke-542). Seiring dengan penubuhan CQA, pelantikan Wakil Pengurusan telah bertukar daripada Pendaftar UPM, Dato’ Wan Azman Wan Omar kepada Pengarah CQA yang pertama, Prof. Ts. Dr. M. Iqbal Saripan.

 

NOMBOR PENSIJILAN

Nombor pendaftaran pensijilan QMS menggunapakai nombor pensijilan Fakulti Perubatan Veterinar iaitu  AR 2020. UPM membangunkan skop pensijilan umum berdasarkan Skop Fakulti Perubatan Veterinar sebagai panduan. Pada tahun 2018, nombor pensijilan QMS UPM telah dipinda kepada QMS 00074 berdasarkan ketetapan terkini oleh pihak SIRIM.

 

DASAR KUALITI

Dasar Kualiti telah dibuat oleh Lembaga Pengarah Universiti sebagaimana kuasa yang diberikan oleh seksyen 20(1) Perlembagaan UPM.  Berikut adalah pernyataan Dasar Universiti Putra Malaysia (Sistem Pengurusan Kualiti):

Pekerja Universiti Putra Malaysia komited dalam mencapai kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan sokongan untuk mencapai matlamat pelan strategik universiti.

Pekerja Universiti Putra Malaysia akan sentiasa melaksanakan tanggungjawab dalam mencapai objektif kualiti yang ditetapkan, serta memastikan objektif tersebut dikaji dari semasa ke semasa supaya selaras dengan visi, misi dan matlamat UPM.

Maklumat Dasar UPM (Sistem Pengurusan Kualti) adalah seperti yang ditunjukkan pada Rajah 2.

Rajah 2Dasar UPM (Sistem Pengurusan Kualiti)

[disahkan oleh Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti bertarikh 10 Disember 2019]

 

FASA PENGEKALAN PENSIJILAN ISO 9001

Rajah 3 menunjukkan  fasa pengekalan pensijilan ISO 9001 di peringkat UPM dengan kronologi pelaksanaan QMS UPM mulai tahun 2000 hingga tahun 2022.

 

Rajah 3 :  Kronologi Pelaksanaan QMS UPM

Tarikh Input: 13/02/2023 | Kemaskini: 27/04/2023 | aidawati

PERKONGSIAN MEDIA

PUSAT JAMINAN KUALITI
Universiti Putra Malaysia
43400 UPM Serdang
Selangor Darul Ehsan
03-9769 1508
03-9769 1489
SXDcSAU~